Den faktureringsmall i Excel som beskrivs nedan kan laddas hem från vårt filarkiv (klicka här). Även om du inte måste vara registerad för att ladda hem denna fakturamall uppskattar vi om du registerar dig.

Faktureringsmall

Det finns ganska många regler för vad en faktura skall innehålla. Tex finns det krav angivna i flera olika lagar och i rekommendationer från tex Bokföringsnämnen. Om man sammanfattar allting så är nedanstående en komplett lista på vad en faktura skall innehålla enligt lagar och rekommendationer. Jag har även lagt till ett par självklarheter (tex är det ingen lag på att säljarens bankgiro eller plusgiro skall anges, men det torde väl vara ganska självklart att det underlättar) och ett par andra vanliga villkors om brukar anges på fakturor utan att det för den skull är en lag på det.

Information om fakturan

  • Fakturadatum
  • Fakturanummer - Första fakturan behöver inte börja på ett och man kan ha flera faktura-nummer-serier, men alla löpnummer skall kunna redovisas, serien skall vara obruten och om man makulerar/återkallar en faktura så skall det stå någonstans i bokföringen)
  • Anmärkningstid - Hur lång tid man har på sig att införa invändningar mot fakturan och dess innehåll, frasen "Anmärkningar mot denna faktura lämnas inom åtta dagar från fakturadatum" är ganska vanlig. Men å andra sidan är det inte tillåtet i Sverige att skicka en faktura och sedan anse den vara förfallen till betalning, eller att köparen har tecknat någon form av avtal i och med de inte svarar. Som säljare måste man kunna bevisa genom tex orderbekräftelse, accept på offert, eller påskriven beställning på något sätt att en beställning har gjorts, eller ett avtal har ingåtts och under vilka villkor eller en tjänst eller vara har levererats och mottagits. Det finns ingen lag på denna typ formulering.

Information om förfallodag, kredittid, ränteberäkning och betalningsinformation

  • Förfallodag och kredittid - Det finns ingen lag på denna punkt, men om man vill kunna debitera dröjsmålsränta måste det stå, se nästa punkt.
  • Dröjsmålsränteberäkningmetod - På vilket sätt ränta beräknas vid sen betalning. För att man skall ha rätt att debitera ränta så måste det på fakturan stå tex "Efter förfallodagen debiteras ränta enligt gällande referensränta + 10%", vilket  idag när jag skriver detta, som är den 10 november 1997, 13,5%. Så om 1000:- är obetalt i sex månader så är räntan på det 1000*0,135/2 = 67:50 SEK. (Referensräntan hette tidigare diskonto och anges av Riksbanken, klicka här för aktuell referensränta ) Observera att om man vill kunna debitera dröjsmålsränta så måste man alltså dels ange att man skall göra det, dels från vilket datum (förfallodagen) och dels hur denna ränta beräknas. Det finns ett par undantag, som tex mellan näringsidkare så behöver man inte informera om detta först, detsamma gäller mellan näringsidkare och myndigheter/offentliga organ. Undantag från informationsplikten ges även enligt lagen om förfallodagen är bestämd i förväg, tex om den har angivits i offerten som har accepterats eller kreditavtal som har tecknats med kunden. En sista grej - många kunder kräver 30 dagars betalningstid och hävdar att man inte kan ha andra förfallodagar än 30 dagar, det är inte sant, även om de refererar till Jordabalken. Om man har kommit överens om 10 dagars betalningstid (offert + accept eller i annat avtal som tecknats eller i villkor man kunnat ta del av som köpare) så kan man både anse fakturan vara förfallen och debitera ränta efter tex 10 dagar. Har man inte angivit 10 dagar någonstans och säljare och köpare inte är privatpersoner (dvs näringsidkare eller myndigheter), så är det 30 dagar som gäller som förfallodag. Man kan även börja debitera ränta efter 30 dagar utan att ha informerat om det tidigare om köpare säljare är näringsidkare/myndigheter.
  • Bankgiro och/eller Plusgiro eller annan betalningsinformation. Skriv inte detta i mikroskopiska bokstäver i något hörn så det är svårt att hitta eller läsa, tänk på det är nästan bara två grejer man letar efter när man skall betala fakturan: bankgiro och belopp. Så ha dem i närheten av varandra och tydliga så blir ekonomerna hos köparen så här glada: :)  Det finns ingen lag på detta heller.
  • IBAN och BIC-nummer - Det finns ett internationellt system där varje bankgiro, plusgiro och bankkontonummer har ett IBAN-nummer och banken som har kontot har ett BIC-nummer. Alltså kan man vid internationella betalaningar använda sig av IBAN och BIC-nummer för att skicka betalningar till rätt konto och bank. Det är förstås ingen lag på detta, men skall kunden betala till dig från utomlands så underlättar detta betydligt. Du hittar dessa nummer antingen på ditt bankkontoutdrag eller i din internetbank. Du kan även kontakta din bank för att få dessa nummer.
  • Önskad referens: Om köparen behöver ange något speciellt när man betalar som tex OCR-nummer, referensnummer eller fakturanummer. Normalt anger man endast fakturanummer som referens på betalningen om inget annat anges. Det finns ingen lag på detta heller.

Information om säljaren

  • Momsregisteringsnummer (tex SE556609148301 där SE betyder Sverige, sedan kommer organisationsnumret utan skiljetecken och efter detta skriver alla företag i hela Sverige 01). Detta står på företagets skattsedel.
  • Firmanamn och adress, dvs företagets riktiga namn enligt registerinsbeviset.
  • Styrelses "säte" som betyder vilken ort företagets styrelse och därmed bolaget finns, man skriver tex "Styrelsen har sitt säte i Stockholms kommun".
  • Organisationsnummer - Ingen lag på detta, men då det är lag på momsregistreringsnummer, som innehåller organisationsnumret, så är rekommendationen (se länken till Bolagsverket nedan), att ha med detta ocks.
  • Om säljaren innehar F-skattsedel. Om man inte anger detta på fakturan så är köparen skyldig att efterfråga detta och därmed kanske även stå för sociala avgifter för de tjänster som debiteras. Alltså är det god ton att ha med frasen "Intelligent Mammals AB innehar F-skattsedel" eller den numera rekommenderade frasen "Godkänd för F-skatt". Skatteverket skriver mer om F-skatt och A-skatt på denna sida och vikten av att tydligt och klart informera om det som säljare. Det finns ingen lag om detta heller.
  • Kontaktuppgifter - Säljarens telefon, fax, mobil-nummer, epost och webbadress, om dessa saker finns. Det finns ingen lag på detta heller.

Skattetrollen: har lite mera information om momsregistreringsnummer / VAT-nummer Bolagsverket: har utfärdat regler om vad ett brevpapper, webbplats, orderblankett och faktura skall innehålla.

Information om köparen

  • Firmanamn och adress, här är det noga med rätt firmanamn på kunden, förkortningar accepteras endast om de är väl kända. Jag har tex både Intelligent Mammals AB och Intelligent Mammals HB, alltså måste det framgå på fakturan till mig om det är AB't eller HB som avses, detsamma gäller när jag skickar en faktura.
  • VAT-registreringsnummer: Om köparen befinner sig utomlands (men inom EG) så skall man även ange köparens VAT-registeringsnummer (momsregisteringsnummer som det även heter på svenska) för att kunna slippa debitera moms på fakturan. Om VAT-nummer på köparen finns så är det köparen som skall erlägga moms själv enligt momssatsen i dennes eget land. Bara för att krångla till det så finns det ett antal frizoner i olika länder som man inte debiterar moms till när man säljer till företag som befinner sig i dessa frizoner. Hur allt detta fungerar i en broshyr från Skattetrollen som heter Moms vid utrikeshandel. (Se länk nedan). Det finns ingen lag på detta heller.
  • Kundens referens, dvs vem som har beställt detta. Det är även vanligt att man skall ange kompletterande referenser som tex kostnadsställe, beställningsnummer, ordernummer, koder eller motsvarande som kunden vill ha på fakturan för att underlätta deras interna redovisning. Ingen lag på detta heller.

Skattetrollen: har lite mera information om handel inom EG

Specifikationen av vad som har köpts/sålts

  • Vad som har levererats. Eftersom olika typer av varor har olika moms måste det framgår vad som är vad, tex böcker har bokmoms (6%), mat har matmoms (12%) och allting annat, godis, varor och tjänster har 25% moms.
  • Leveransdatum eller slutförandedatum för projektet. Detta anges bara om det skiljer sig från fakturadatum.
  • Beloppet som momsen beräknas på (kallas även beskattningsunderlag). Man skall alltså kunna se vilket belopp man har beräknat 6% moms på, vilket belopp man beräknat 12% moms på och vilket belopp man har beräknat 25% moms på. Även i de fall man har momsfri försäljning (tex utomlands) så skall beloppet redovisas vilken moms som har använts, dvs 0%.
  • Rabatter skall också redovisas separat om de inte är inkluderade i det som kallas för enhetspris. Enhetspris är helt enkelt vad grejen kostar per styck och detta skall anges ex moms. Om du tex debiterar en timmes arbete för 650:- (ex moms) och lämnar 10% rabatt (65:-) så skall du alltså ange 1 (antalet timmar), 650 (timpriset exkl rabatt), -65:- (rabatten i kronor) eller 10% (rabatten i procent), 585:- (enhetspriset inkl rabatten), 25% (moms-satsen), 146:25 (momsen i kronor på 585:-) och 731:25 SEK (totalen). Anledningen är troligen att det skall vara lätt att kolla att man räknat rätt med så få steg som möjligt. Om man måste räkna 650 * 0,1 = 65, 650-65=585, 585*1,25 = 731:25 och även 585*0,25=146:25, så är det flera steg och därmed fel i jämförelse med beräkningen 585*1,25.
  • Mervärdeskattebeloppet - du behöver inte ange beloppet för varje skattesats (0%, 6%, 12%, 25%) separat, en totalsumma går bra.
  • Vem äger grejerna? När och hur ägandet av levererade varor övergår till köparen. Om man tex säljer datorer eller andra lite dyrare saker är det vanligt att man har med frasen "Levererade varor är säljarens egendom tills dess full betalning ha skett". Detta för att det skall vara lättare att få tillbaka dem om köparen inte betalar eller hinner gå i konkurs. Eftersom ägandeskapet är säljarens så hör inte varorna till konkursboet och det är i princip bara att arrangera för att komma och hämta tillbaka dem. Det finns ingen lag på detta heller.
  • Villkor gällande användandet – Om du säljer något som omfattas av tex upphovsrätt (musik, foto, illustrationer, text mm) men även eller specifik lagstiftning, så kan du på fakturan även specifiera just dessa villkor. Att din text eller bild får användas av vilken beställare, för vilket syfte, i vilka länder, under vilken tidsperiod och till vilket pris. Bildleverantörernas förening har avtalsvillkor både för foto 2014 och avtalsvillkor för film/video 2014 man kan hänvisa till i fakturatexten. Plus då att man specifierar i fakturan det som inte står i de villkoren. Även författarförbundet har förslag till avtal mellan dig och ett förlag för olika typer av jobb, böcker, e-böcker mm.

Skattetrollen: Har mera information om olika momssatser.

I sammanfattningen ovan ingår lagar, regler och rekommendationer från följande källor:

Den faktureringsmall i Excel som beskrivs nedan kan laddas hem från vårt filarkiv (klicka här). Även om du inte måste vara registerad för att ladda hem denna fakturamall uppskattar vi om du registerar dig.

Denna webbplats lagrar information om dig Googleannonser och Googlebesöksstatistik och för en del andra funktioner som tex inloggning.
Mera information Acceptera